電話は伝統的な通信手段ですが、今の時代も通信手段の主役として活躍しており、美容クリニックにおいてもそれは例外ではありません。患者さんからの問い合わせや予約などの連絡は電話で入ることが多いですし、複数の拠点があるクリニックの場合は拠点間の連絡にも電話が活躍していることでしょう。
今もなお広く利用されている電話だけに、電話設備の最適化は業務改善やコスト削減などの観点からとても重要です。今回は、特に複数の拠点があるクリニック様に向けて電話設備を最適化することができるIP-PBXのご提案をしたいと思います。
■電話周りをスッキリさせることができるIP-PBXについて
最初にIP-PBXとは何か？という疑問にお答えします。ここでいうPBXというのは「Private Branch Exchange」の頭文字をとった略語で、日本語では構内電話交換機と訳されています。
多くの電話回線がある企業のオフィスなどでは、複数の電話番号を共有しています。ある1つの電話番号に割り当てられている電話が話し中だったら、別の電話は2番目の番号に着信するという具合です。そして電話に出た人から別の人に電話を取り次ぐこともできるため、複数の電話番号で大量の電話着信が交通整理されています。この役割を担うのが、PBXです。PBXがあるおかげで、企業や医療機関などは複数の電話番号を効率良く利用できるため、同時に着信があっても話し中になることがなく漏れのない対応が可能になります。
さらに、内線電話で異なるフロアや部署の人とも話すことができるのもPBXの機能であり、もしPBXがなければ同じ建物内であっても外線電話を使用することになり、通信費がかさんでしまいます。
そしてIP-PBXというのは、PBXのIP版（インターネット版）です。通常のPBXは電話回線上で電話転送を行いますが、IP-PBXはインターネット回線上で同じことを行うため、より効率的でコストの削減が可能になります。PBXとの大きな違いは、同じ建物内だけでなく異なる拠点間であっても同一の構内としてネットワークを構築できるため、通信費の大幅削減ができることです。東通インテグレートとしてもPBXの導入に当たっては、とてもメリットの多いIP-PBXをご提案しています。
■IP-PBXを導入するメリット
PBXの中でもIP-PBXはコスト優位性に優れているため、美容クリニックへの導入により高いコストパフォーマンスが期待できます。美容クリニックへの問い合わせや連絡は電話で入ることが多く、その電話対応の品質向上や電話を受けるクリニック側の業務効率向上につながります。
また、コスト優位性に優れているため、電話設備周りのコストを大幅に削減することも可能になります。
特にIP-PBXの導入は、複数の拠点を運営しているクリニック様にとってよりメリットが大きくなります。そのポイントは、本院のコールセンター化です。コールセンターというと設備面や人的資源で多大な投資を要すると思われがちですが、IP-PBXであれば手軽にコールセンターを設置することができます。
■本院のコールセンター化は今後の主流に
複数の拠点があるクリニック様の場合、IP-PBXによってお問い合わせの電話がすべて本院に入るように設定します。本院の受電スタッフがコールセンターの役割を担い、外部からの電話を受信します。そして電話の内容によって電話を各拠点に振り分けて転送し、個別の対応に引き継ぐスキームを構築します。
これが本院のコールセンター化で、これによって患者さんなど外部の人にとって窓口がひとつになるため、どこに電話をすれば良いのかがとても分かりやすくなります。そして電話を掛けた先で適切な対応を受けられるため、電話対応に対するストレスも発生しにくくなります。
クリニック側としても電話着信の業務を一元化するため、すべての電話に対する対応やその後の展開について追跡可能になるため、今後の戦略立案にも役立ちます。
こうしたスキームを可能にするのがIP-PBXであり、多くの美容クリニック様で業務改善や電話対応の品質向上といった成功事例があります。電話周りをスッキリさせることができるIP-PBXによる本院のコールセンター化が今後の主流になっていくのは間違いないでしょう。
■劇的な業務改善が期待できるIP-PBXの安全な導入に向けて
すでにPBXを導入していているクリニック様のIP-PBX導入はもちろん、これからIP-PBXを新たに導入しようとお考えのクリニック様についても、これまでに豊富な導入事例を有する東通インテグレートがご要望に応じてプランを策定し、導入までの手伝いをいたします。
また、とても導入のメリットが大きいIP-PBXですが、インターネット回線を使用していることもあってセキュリティとの関わりを無視することはできません。IP-PBXは多拠点間のネットワークを構築するため、ハッキングの被害に遭ってしまうと高額の通話料金を請求されてしまうリスクもあるため、セキュリティにも万全を期する必要があります。せっかくのIT機器導入が裏目に出てしまうことがないよう、東通インテグレートの解決力をお役立てください。
