CTIとクラウド電子カルテ連携

昨今の美容クリニック業界では、DX推進の波が押し寄せ、業務効率化と患者様満足度向上を目指した取り組みが加速しています。その中でも、特に注目されているのがクラウド型電子カルテの導入です。場所を選ばずアクセスできる利便性から、多くのクリニックで導入が進んでいます。そして今、それに併せて電子カルテとCTI（Computer Telephony Integration）システムの連携導入も急速に進んでいます。単なる電子カルテの導入だけでは解決しきれない、受付業務の「あと一歩」の課題を、CTI連携がクリアにします。電話着信と同時に患者情報が瞬時に表示され、予約・変更・キャンセル業務が劇的にスムーズになることで、スタッフの負担を軽減し、より質の高い患者様対応を実現します。

美容クリニックの受付業務のこんなお悩みありませんか？

美容クリニックの受付業務は、電話対応、予約管理、患者情報入力、会計処理など多岐にわたり、日々膨大な量の業務をこなしています。

• 電話予約時に患者様のカルテをすぐに確認できない。
• 初診の患者様からの電話で、必要な情報が聞き漏れてしまうことがある。
• 予約の変更・キャンセル対応に時間がかかり、他の業務が滞りがち。
• 電話応対中に、患者様の過去の受診履歴や問い合わせ内容を把握できず、スムーズな対応が難しい。
• 電話と電子カルテの二重入力作業で、スタッフの負担が大きい。

もし一つでも当てはまるなら、当社のクラウド型電子カルテとCTIシステム連携ソリューションが、そのお悩みを解決します。

電子カルテとCTI連携で実現するスムーズな受付業務

当社のソリューションは、クラウド型電子カルテとCTI（Computer Telephony Integration）システムを連携させることで、受付業務の質と効率を飛躍的に向上させます。

1. 電話着信と同時に患者情報を表示

電話がかかってきた瞬間に、患者様の氏名、診察券番号、予約履歴、過去の問い合わせ内容などがPC画面に自動で表示されます。これにより、お客様を待たせることなく、スムーズな応対が可能です。初診の患者様でも、電話番号から簡単に情報を登録できます。

2. 予約・変更・キャンセル業務を効率化

電話で予約を受けながら、その場で電子カルテに直接入力。予約の変更やキャンセルも、表示された患者情報からすぐにアクセスし、少ない手順で完了できます。これにより、二重入力の手間をなくし、スタッフの業務負担を大幅に軽減します。

3. 患者様一人ひとりに最適な応対

過去の施術履歴や問い合わせ内容がすぐに確認できるため、「以前〇〇の施術を受けられた方ですね」「〇〇の件でお電話いただきましたね」といった、患者様一人ひとりに合わせたパーソナルな応対が可能になります。これにより、患者様の満足度向上にも貢献します。

4. 医療ミスのリスクを低減

電話での聞き間違いや入力ミスによる予約間違い、情報漏洩などのリスクを低減します。システム連携により、正確な情報に基づいた業務遂行が可能となり、医療安全の向上にも繋がります。

導入のメリット

①受付業務の効率化と時間短縮: 電話応対と同時に情報入力が完結し、大幅な業務効率化を実現します。
②スタッフの負担軽減: 二重入力の手間や情報検索の手間が減り、スタッフのストレスを軽減します。
③患者様満足度の向上: スムーズでパーソナルな応対により、患者様の満足度を高めます。
④医療安全性の向上: 正確な情報管理により、ヒューマンエラーのリスクを低減します。
⑤データの一元管理: 患者情報、予約情報、通話履歴などを一元管理し、経営戦略にも活用できます。