コスト削減・業務効率化のための"電話の運用改善"

「電話ドック」は、これまでさまざまな業種のお客様の電話システムを構築してきた“電話のプロ”である弊社が、詳細な調査・分析を行い、最適な改善プランをご提案するサービスです。人間ドックのように電話設備を診断し、不要なコスト・非効率になってしまっている運用を見直すことで、コスト削減や業務効率化を実現します。

●発着信データの収集
　例）社内・社外の発着信の通話比率を分析
●電話回線の調査・確認
　例）契約されている回線が、発着信に対して適正かを精査
●運用状況のヒアリング・分析
　例）業務フローに適した電話運用ができているかを分析

老朽化・故障などのトラブルに"電話の設備点検"

電話設備の状態確認や老朽化した機器の調査を行い、機器の不具合・性能低下を未然に防ぎます。また、点検・メンテナンスを実施することで、安心してご利用いただける環境をご提供します。
突然の故障による通信トラブルにも迅速に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

●メンテナンス・修理
　例）電話機や周辺機器の修理・点検
●電話設備の設置・移設・増設
　例）新築時やオフィスのレイアウト変更に伴う電話設備の設置・各種設定・動作確認の実施

「コストを削減したいが、どこを見直せばいいかわからない」「取次ぎや転送が多く、社員の負担が大きい」といったビジネスフォンのお悩みは、東通インテグレートにお任せください。

無償診断「電話ドック」では、発着信データをもとに通話状況を分析し、適正な回線数を算出することで、コスト削減につながるご提案をいたします。さらに、業種ごとの特性やお客様の業務フローを考慮し、より効率的な電話運用をご提案いたします。
また、豊富な実績を活かし、電話のプロならではのソリューションをご提供。拠点間の内線化やスマホ内線化が可能な「クラウドPBX」の導入や、通話内容をリアルタイムでテキスト化し、業務負担を軽減できる「AI文字起こし」の導入など、最適な電話システムをご提案いたします。

＜＜支援実績の一例＞＞
●コールセンター・コンタクトセンター構築
●カスタマーハラスメント対策支援
●IVR(音声自動振り分け)やAIコールセンター(ボイスボット)をはじめとしたシステムの導入　ほか

ビジネスフォンの法定耐用年数は6年と定められていますが、使用状況や環境、メンテナンスの頻度によっては10年以上使用できる場合もあります。しかし、老朽化が進むと故障や不具合が発生しやすくなり、業務に支障をきたすリスクも高まります。

「長年電話設備の見直しをしていない」「故障や不具合が頻発している」などのお悩みがある場合は、ぜひご相談ください。電話設備の診断だけでなく、修理・メンテナンスはもちろん、最新の電話システムへの切り替えもサポートいたします。

＜＜支援実績の一例＞＞
●電話機・周辺機器の設置・配線
●電話機の移設・増設
●長期休暇時のモード設定（留守電・自動応答など）
●PHSアンテナの電波調査・最適化
●FAX回線の設定・接続
●ビジネスフォンの機能設定(転送・保留・グループ着信など）
●ナンバーディスプレイ・迷惑電話対策設定　ほか

貴社の電話設備における課題を探し出すために、詳細な調査を行い、現状の問題を正確に把握します。データの収集、現場でのヒアリング、契約内容の精査を通じて、ムダな回線や過剰なコストを明確に特定します。

例えば、ある会社では、調査により、契約回線の中で使用されていない回線が複数あることが判明しました。その後、拠点ごとの回線の集約や光回線への切り替えを行い、年間204万円のコスト削減に成功しました。

このように、電話回線の見直しと運用改善を通じて、貴社の大幅なコスト削減を実現するためのサポートを行います。

外出の多い社員は、スマートフォンを内線として利用することができます。お客様から外出先の社員への電話を社内内線と同じように取次ぐことが可能です。これにより、お客様からの電話を一旦切ってから連絡し直す手間が省けます。

また、拠点間の電話も、代表番号を経由せず内線から該当社員に繋げることができるようになります。離れた拠点であっても、内線番号で連絡をとりたい社員を直接呼び出して通話することが可能となります。
複数の拠点の電話受付を集約し、一元化することで、電話対応を行う人員の効率化を図ることもできます。

内線通話は、スマートフォンでの通話も含めて通話料が一切かかりません。さらに取次ぎ業務も不要になるため、コスト削減と業務効率化を同時に実現できます。

①現状調査・ヒアリング
お客様の電話設備の状態確認や、運用状況について詳細なヒアリングを行い、現状の課題を把握します。

②データ分析
実際の通話データやヒアリング内容をもとに、現状の電話運用が適正かどうかを診断します。

③改善プランのご提案
診断結果をもとに、最適な改善プランをご提案します。

④ 保守・メンテナンス
故障や機器トラブルを未然に防ぐため、定期的な点検やメンテナンスも実施しています。