電話交換機を本部に集約してコストダウン/校舎間の内線化で業務効率がさらに向上！

東北初の総合ビジネス系の学校法人として、仙台市に1980（昭和55）年4月に創立された学校法人 北杜学園様。自主･友愛･至誠の理念のもと、地域社会に貢献できる豊かな人間性を備えた専門職業人の育成を目指し、現在、短期大学1校、専門学校４校を運営しておられます。また、2024年には仙台青葉学院大学を開学の予定です（現在認可申請中）。

電話設備については東通（東通インテグレート株式会社）で提案をさせていただき、本部のある中央校舎本館に設置した1台のIP電話制御装置で仙台市内に9つある校舎の電話をすべてコントロールするという方式を採用されています。ご導入後に解決した課題や効果などについて、法人本部総務部の杉崎新一様と佐藤雅俊様にお聞きします。

学校法人 北杜学園 法人本部 総務部
情報システム部長 杉崎 新一 氏
課長 佐藤 雅俊 氏

以前使っていた電話機が交換の時期を迎えたため、古くからお付き合いのある東通さんに提案いただき、IPネットワークを使った電話システムを導入しました。それまでは9つある校舎ごとに電話回線を契約し、それぞれに電話交換機を設置していたので、初期費用や基本料金がかなりかかっていました。新しい電話システムは、本部のある中央校舎本館にだけ電話交換機を設置すれば良く、その1台で全校舎の電話の運用･管理が可能になったため、イニシャル、ランニングともコストを大幅に削減することができました。

新しい電話設備に最も求めていたのは、校舎間の内線化でした。それまでも校舎と校舎を繋ぐ内線は1回線だけあったのですが、何しろ1回線だけでしたので話し中になっていることが非常に多かったのです。その際は通話が終わるまで待つか、急ぎの場合には外線を使用するしかなく、不便さやストレスを感じていました。新たに導入したシステムは、校舎と校舎の間に内線網を構築することができるという点が一番の魅力でしたね。
導入後は内線の話し中がなくなり、校舎をまたいで話したい相手と適宜のタイミングで話せるようになりました。外線のように取次ぎの必要もなく、ピンポイントで直接通話できるので、素早い意思の疎通が図れるようになったことは言うまでもありません。もちろん内線なので通話料もかかりませんし、取次ぎに要していた時間や手間も省略できるようになり、コスト削減と業務の効率化に繋がっています。

内線に関してはこんなメリットもあります。以前の電話機は別の場所にある電話線に繋ぐと、同じ内線番号で使用することができませんでしたが、新たに導入したIP電話機は電話機自体に内線番号が設定されているので、どの場所でも同じ内線番号での動作が可能です。職員が他の校舎に異動になった際にも、電話機ごと持って行けば内線番号を変更することなく使えるのでとても便利です。これは使い始めてみて感じた意外なメリットでした。

東通さんの的確な提案や対応、スムーズな工事のおかげで、快適な電話環境を整えることができました。導入した設備機器はいずれまた交換の時期を迎えますので、次回の電話設備交換の際にもぜひお力添えいただければと思っております。その時点での最新のシステムや機器をご提示いただけるとうれしいですね。ICTのプロ集団である東通さんの提案力にこれからも期待しています。