コロナ禍で受注業務を在宅勤務に完全シフト
働き方の進化＆コスト削減で多くのメリットが生まれました！

明治商工株式会社様は、建設仮設資材のレンタル・販売及び各イベントの企画・運営、ロスベルガーテントの輸入代理店業事業を展開されている会社です。コロナ禍で電話での受注業務にあたる社員(主に女性)を在宅勤務に切り替えるため、2021年3月にはじめて本社・東京支店勤務者を対象にIPテレフォニーシステム（IP多機能電話機とルーターのセット）を30セット導入いただき、続いて札幌・北上・東北・福島・名古屋・関西コールセンターの各支店においても順次ご導入いただきました。

日常業務で在宅勤務用電話機をどのように活用されているのか、管理本部 本部長の猿渡美智子様、営業本部 東京支店 主任の吉川美沙紀様にお聞きしました。

明治商工株式会社
管理本部 本部長 猿渡 美智子 氏
営業本部 東京支店 主任 吉川 美沙紀 氏

吉川氏
コロナ禍の2020年3月頃から、電話での受注業務を在宅業務に切り替えることになりました。移行にあたってまず試したのが、アプリを使ってPC上で電話をかけられるシステムです。ただ、このシステムでは会社の電話番号で発信できないため、電話をかけてもお客様からの折り返し率が悪く、業務に支障が発生。通話音質にも不安が残ったので、別の方法を検討することになりました。

猿渡氏
一番の要望は、会社と自宅で同時に呼び出し音が鳴り、出社時と同じように業務ができることでした。いったん本社で受けてから社員の自宅へ転送するという方法もありますが、これではお客様からの電話にスピーディに対応することができません。
そこで、以前から電話設備納入でお付き合いのある東通（東通インテグレート株式会社）さんに相談したところ、それまで使用していた電話機のIP多機能機種への入れ替えとモバイル回線による同時鳴動システムの構築をご提案いただいたのです。
IP電話機は本体に内線番号を設定できるので、電話機を移動させても（自宅に持ち帰っても）、会社にいる時と同じように使用できます。ただし、モバイル回線を使用するため、全員が同一の環境で業務できるかどうか事前にチェックしました。

吉川氏
それまで出社勤務が当たり前でしたから、在宅勤務への移行には当初、戸惑いもありましたが、使い始めてみると同じ環境で仕事ができることがわかって、すぐに慣れました。

猿渡氏
在宅勤務制度導入により、働く環境が大きく変わりました。まず、社員が時間に縛られずに働けるようになりました。例えば、出社だと通勤時間の関係でどうしても時短勤務せざるを得なかった子育て世代の社員が、在宅になってフルタイムで働けるように。通勤手当も半減し、コスト削減につながっています。
次に、職場のペーパーレス化が進みました。それまでは慣例でファックスから出力された紙で受注入力していましたが、在宅勤務となると自宅にファックスがない社員もいます。そこで、FAXのデータ管理をスタート。結果として、月に何箱も出ていた紙の山がなくなり、受注履歴が瞬時に検索できるようになりました。今まで段ボール箱から過去の注文書をごそごそ探し出していたのが嘘のようで、もう紙には戻れません（笑）。
さらに出社人数が減少したことで、事務所の広さを縮小することができました。物価高騰の折に家賃の削減につながり、経費負担も軽減されています。

猿渡氏
緊急事態宣言期間中は100%在宅勤務でしたが、現在は社員の希望に応じて、在宅か出社かを選択できるようにしています。新人研修や後輩指導などオンラインではやりにくい業務もあるので、月10日は出社を義務付け、会議やチームリーダー同士の意見交換などコミュニケーションの機会に充てています。

吉川氏
職場の明るく楽しい雰囲気が好きだから出社したい、一人では仕事が捗らないという社員もいるので、フル出社勤務もありにしています。一人ひとりのライフスタイルに応じて在宅・出社を選択できるようになったのは、女性社員が多い当社では非常に大きな変化だと思います。

猿渡氏
IP電話の導入で、拠点間の連携も進んでいます。例えば、休職等で一時的な欠員が生じたとき、これまでは派遣社員を採用しておりましたが、現在はIPテレフォニーシステムを1セット送ることで他拠点でのフォローが可能になり、新たな教育の手間や費用も省けるようになりました。
何か不測の事態が発生したときは、人ではなく電話機の移動で対応する。これが今後の大きな指針になるでしょう。これからも社員が自分らしく快適に働ける環境を整備していきたいと思いますので、東通さんには今後もお手伝いいただければと思います。